一、導語
預算是主要用貨幣形式表示的用于控制組織未來經濟活動的一種計劃,是公司經營決策目標的貨幣表現(xiàn)。也是一種機制,即內部控制機制。全面預算包括經營預算和財務預算兩部分。全面預算是全員預算、全方位的預算,必須全員參加,要人人頭上有指標,個個肩上有任務;要每一個環(huán)節(jié),每一個層面都實行預算控制,必須橫向到邊,縱向到底。而不僅僅是一個部門特別是財務部門和財務人員的事情。
企業(yè)處于不同的時期,其預算的導向也是不一樣的。作為一個成長型的公司,應該以銷售收入和利潤為導向編制預算,它對于圍繞市場、提高效益開展工作具有較大的促進作用。本文所述是以一個成長型企業(yè)為例的。下面就全面預算管理的一些實務性問題進行探討,以求教于各位同仁。
二、預算組織
科學的預算管理組織,是全面預算管理得以順利實施的保障。
全面預算管理的組織機構包括預算管理委員會、預算管理領導小組、預算管理辦公室及預算責任網(wǎng)絡。
預算管理委員會是實施全面預算管理的最高決策和管理機構,以預算會議的形式審議出資者各所屬單位的預算草案。在集團公司里,該委員會由董事長的直接領導,主任由董事長兼任,副主任由有關董事、集團總裁、總會計師兼任,委員包括各所屬分、子公司的總經理、財務負責人。下設預算管理領導小組,負責日常預算事務的處理,由總會計師兼任預算管理領導小組組長。
預算管理委員會及預算管理領導小組的主要職責:
1、審議有關預算管理的制度、規(guī)定和政策;
2、根據(jù)決策委員會下達的經營戰(zhàn)略和規(guī)劃,預測、制定并審議通過集團及其所屬公司的預算控制目標;
3、審議通過預算編制的方針、程序、方法;
4、匯總集團的整體預算方案、編制集團秘書處的預算審查所屬各公司的預算草案,并就必要的修正提出意見與建議;
5、在預算編制和執(zhí)行過程中,對各單位發(fā)生的分歧、矛盾或問題進行協(xié)調、調解和仲裁;
6、將經審議通過的預算呈董事長審批,董事長審批后下達執(zhí)行;
7、接受預算追加方案的審查和審批;
8、接受預算分析報告,并提出預算工作改進的意見與建議。
全面預算管理辦公室是各分、子公司的預算管理組織,它直接對預算管理委員會負責并報告工作。辦公室主任由各分、子公司總經理兼任,副主任由財務部門負責人兼任,成員由各子公司、部門負責人組成。日常工作由財務部門負責。其職責如下:
1、制定本公司預算管理的有關制度、規(guī)定和政策,并報經預算管理委員會審批;
2、指導本公司各部門編制預算方案;
3、對本公司各部門編制的預算草案進行審查、評價、協(xié)調和平衡,并提出具體的指導意見;
4、對經批準的本公司各部門的預算方案進行匯總,并編制本公司的總預算,上報預算管理委員會;
5、監(jiān)督本公司預算的執(zhí)行。對本公司各單位預算的執(zhí)行情況進行事中和事后的監(jiān)督檢查;
6、審查追加預算的合理性,并報預算管理委員會審批;
7、負責本公司各部門預算沖突進行協(xié)調、仲裁、評判;
8、對預算執(zhí)行結果進行評價,分析各層次的預算分析報告,寫出匯總的預算分析報告,報預算管理委員會。
預算責任網(wǎng)絡,是分、子公司各部門設立的預算管理機構,組長由單位負責人兼任,具體負責本部門預算的編制、實施、控制、監(jiān)督、分析、總結、考核等。
三、 預算體系
預算體系是若干有機聯(lián)系的預算指標(項目)群體,就商業(yè)企業(yè)而言,它具體包括:(1)銷售預算、(2)商品采購(成本)預算、(3)銷售成本預算、(4)銷售毛利預算、(5)期末庫存預算、(6)應付賬款預算、(7)費用預算、(8)現(xiàn)金收入預算、(9)現(xiàn)金支出預算、(10)資本預算(11)現(xiàn)金(流量)收支總預算、(12)預計損益表、(13)預計資產負債表。費用預算應分別按固定費用和變動費用編制。其中固定費用和變動費用又分現(xiàn)金費用和非現(xiàn)金費用。根據(jù)本文研究依據(jù)的公司管理需要,分別設置經營費用、物流費用、管理費用和財務費用,集團在編制費用預算時要注意董事會費用和集團各部門、總會計師費用的編制(分、子公司不得設置其他費用)。預算管理體系流程圖如下:
四、 預算管理原則和程序
預算管理原則
1、樹立全局觀念,搞好綜合平衡;
2、先進、經濟、合理;
3、量入為出;
4、輕重緩急,精打細算。
一般的預算管理程序
1、在科學、充分的預測與決策的基礎上,由預算管理委員會制定出明確、切實、可行的集團預算總體方針,具體包括經營方針、總體目標、細分目標、有關政策、保證措施等,并下達到各預算單位;
2、預算管理領導小組、預算管理辦公室,根據(jù)下達的預算指標,組織各所屬預算單位編制各自的預算草案;
3、各分、子公司的預算草案編制完畢后,首先由預算管理領導小組進行審核、平衡、修訂、匯總,并報預算管理委員會進行審議。對重大錯誤,各級預算管理組織應提出具體意見,返回各相關預算編制單位進行修改;
4、預算管理委員會將經審議后的預算草案報決策委員會研究,最后確定通過;
5、預算經決策委員會審查通過后,由董事長簽發(fā),預算管理委員會下發(fā)各預算單位組織實施。
變更預算的程序
1、各單位的負責人和財務人員按規(guī)定的格式向預算管理辦公室提出追加和追減預算的申請;
2、預算管理辦公室對預算變更的合理性、可行性、必要性進行審核,如不符合要求,或不予通過或返回重新修訂;
3、經預算管理辦公室審核通過后要報預算理領導小組審查,并報預算管理委員會審議通過。
五、 預算編制
預算編制是預算管理的關鍵環(huán)節(jié),預算管理的實質就是事前謀算。因此編制質量的高低直接影響預算執(zhí)行及其結果。
預算編制方法。就本文依據(jù)的公司看,應該采用滾動預算編制方法。第一次編制年度預算,應細編初始月份的預算,以后每月細化下月預算,并增加一個月的預算,使預算月份永遠保持12個月。
銷售預算的編制。銷售預算的編制,應當由公司管理者牽頭,市場營銷、財務部門的負責人參加,根據(jù)集團目標和公司的實際定出自己的主要預算目標,由市場營銷部門擬定具體方案,財務部門負責平衡調整。
一、銷售預算編制的主要依據(jù):
(一)集團公司下達的銷售任務與計劃;
(二)近幾個月公司的銷售情況,包括區(qū)域、數(shù)量、結構、平均單價等;
(三)上年同期銷售情況,包括銷售區(qū)域、數(shù)量、結構、平均單價等;
(四)最近市場預測情況;
(五)公司的銷售政策和策略(如促銷策略、返利和價格政策、廣告投入、營銷變化等);
(六)集團公司的銷售策略和要求(具體內容同上);
(七)商品或勞務總體的價格變化情況;
(八)公司外部環(huán)境的變化,如不同的季節(jié)、競爭對手的變化、供求關系平衡的破壞、政府部門對打擊盜版的力度和決心、整個行業(yè)的發(fā)展波動乃至國際社會對國內知識產權的態(tài)度、壓力和趨勢都是不可忽視的重要因素;
(九)營銷隊伍的素質及穩(wěn)定性等;
(十)其它影響因素。
(十一) 應按商品或勞務的類別分別填列。能明細到具體商品或勞務的,應進一步細化。
二、預算月份的銷售量不得低于上年同期和全年平均水平。
三、根據(jù)集團確認的定價方法和適應市場的價格決策方法確定每種(類)商品或勞務的價格。
商品銷售成本及銷售毛利預算的編制。應由財務部門會同采購、市場、計算機等部門共同編制。先由財務、采購、計算機部門提供每類商品的平均銷售成本,然后由參與各方依據(jù)預算目標進行調整。要求按大類將商品的銷售成本及銷售毛利逐項編制出來。能明細到具體商品和勞務的,應進一步細化。
編制商品銷售成本及商品銷售毛利預算的基本依據(jù)和要求:
(一)以銷售預算為依據(jù);
(二)以集團下達的毛利指標為依據(jù);
(三)銷售成本、毛利應以近期的成本、毛利水平為參考依據(jù),要求毛利水平應高于集團平均水平;
(四)要按出版社以及每個出版社每個類別商品的成本、毛利逐一進行分析。
商品采購與期末庫存預算的編制。
一、商品采購預算編制的主要依據(jù):
(一)商品銷售預算;
(二)商品的期初、預計期末存量(數(shù)量、金額);
(三)規(guī)定的庫存商品周轉天數(shù)(率),以此確定公司的最低或最高存貨量;
(四)定貨人員的素質;
(五)其他因素。
二、采購及庫存商品的單位價格以編制預算時的市場采購價格和現(xiàn)有庫存的結果為基礎(即以最后一批進貨價為依據(jù)),預測下月市場情況,進行適當調整后確定。其計算公式為:編制預算期末某類商品的市場價-、+預算月份價格預計變動額。
三、預計采購量=預計銷售量+預計期末存量-期初存量。具體到每種商品的計算其公式為:某種商品的預計采購量=該種商品的預銷量+該商品預計期末存量-期初存量。然后逐項加總,可編程計算。
某種(類)商品的預計期末存量=該種(類)商品的最高存儲量-(當月天數(shù)-平均周轉天數(shù))*日銷售量。
四、編制時間與其他預算同步進行。
五、可每10天根據(jù)銷售量、采購量和存貨量對預算進行檢查,如發(fā)現(xiàn)偏差應及時對預算執(zhí)行行為進行適當控制調整。一般不得調整預算,若確需調整必須按規(guī)定的程序進行審批,否則,一律不得調整。
六、商品期末庫存預算應根據(jù)本條第三款中的公式進行測算、編制。
七、此兩個預算由市場和配送部門編制,財務部門協(xié)助。
費用預算的編制。根據(jù)不文研究公司的情況,預算費用應該包括經營費用、物流費用、管理費用和財務費用四大部分。經營費用包括銷售人員的工資、提成、福利費、廣告促銷費用、辦公費用、汽車燃修費 等;物流費用包括物流人員的工資、福利費、運費、電話費(包括座機與手機費)、招待費(總部)、出入庫單據(jù)打印費、制碼、貼標、封塑封箱等入出庫上架等商品整理包裝費、信息制作發(fā)行費用、差旅費、辦公費、低值易耗品、微機費用、折舊費、汽車燃修費等;管理費用包括管理人員的工資、福利費、車輛燃修費、水電費、招待費(包括禮品、禮金和贈品)、辦公費、低值易耗品攤銷、折舊費、微機費用、租賃費、修理費、勞保費、遞延資產攤銷等;財務費用包括利息凈值、銀行手續(xù)費等。上述費用又進一步劃分為固定費用和變動費用兩類,對固定費用實行定額控制,對變動費用實行與銷售額掛鉤的辦法進行控制。